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Pipeline de Prospectos
Diseñador de Plantillas
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Gestión de Productos y Servicios
| Img | Código | Nombre | Tipo | Categoría | Destino | Precio Base | Moneda | Estado | Acciones |
|---|
CRM de Clientes
| Nombre | Teléfono | Tipo | Estado | Reservas | Total Gastado | Acciones |
|---|
Gestión de Ventas
| Código | Prospecto/Cliente | Producto | Presupuesto | Participantes | Total | Estado | Pago | Acciones |
|---|
Calendario de Reservas
Planifica disponibilidad para viajes, excursiones y almuerzos en bodega.
Vista Mensual
Nueva Reserva
Reservas del Dia
Seleccione un dia del calendario para ver el detalle.
| Hora | Titulo | Tipo | Asistentes | Cliente | Producto | Estado | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Sin reservas para mostrar | |||||||
Gestión de Comprobantes
| Número | Cliente | Fecha | Total | Válido Hasta | Estado | Acciones |
|---|
| Número | Cliente | Fecha | Total | Estado | Método Pago | ARCA | Acciones |
|---|
| Número | Factura | Cliente | Monto | Método | Fecha Pago | Acciones |
|---|
Estado de ARCA
No configuradoConfigura ARCA para facturar electrónicamente
Comprobantes Fiscales Autorizados
| Tipo | Número | CAE | Fecha Autorización | Estado | Acciones |
|---|
Reportes y Analisis
Gestion comercial y contable con alcance segun el rol del usuario.
Embudo Comercial
Ventas por Periodo
Ventas por Usuario
Ventas por Producto
Resumen Contable
Desempeno por Usuario
| Usuario | Leads | Convertidos | Ventas | Monto | Ticket Prom. |
|---|
Ranking de Productos
| Producto | Ventas | Pasajeros | Monto | Ticket Prom. |
|---|
Cuentas por Cobrar
| Factura | Cliente | Responsable | Monto | Vence | Dias |
|---|
Conciliacion de Comprobantes
| Tipo | Documento | Cliente | Responsable | Monto | Fecha |
|---|
Documentación del Sistema
Manual operativo completo de Ventura — desde la configuración inicial hasta los flujos de trabajo avanzados.
1 ¿Qué es Ventura?
Ventura es un sistema de gestión comercial (CRM + ERP) diseñado especialmente para agencias de turismo, empresas de servicios y negocios que necesitan manejar prospectos, clientes, productos, reservas y comprobantes desde una sola plataforma.
Está organizado en módulos que cubren todo el ciclo de venta: desde el primer contacto con un lead hasta la emisión del comprobante final y el cobro.
Agencias de turismo, empresas de servicios, emprendimientos y cualquier negocio que necesite organizar ventas, clientes y comprobantes.
Primero se configura, después se opera, finalmente se controla. Saltear pasos genera inconsistencias.
Arquitectura del sistema
Ventura se divide en tres capas funcionales:
| Capa | Módulos | ¿Qué resuelve? |
|---|---|---|
| Configuración | Organización, Usuarios, Roles, Monedas, Categorías, Tipos de Producto, Tipos de Reserva | Define las reglas del negocio antes de operar |
| Operación | Pipeline, Clientes, Productos, Ventas, Agenda, Reservas, Comprobantes, Tareas, Chat, Correo | El trabajo diario: vender, cobrar, reservar, planificar y comunicar |
| Control | Dashboard, Reportes, Conciliación | Medir resultados, detectar desvíos, tomar decisiones |
Flujo general de trabajo
2 Inicio Rápido — Primeros 30 minutos
Seguí estos pasos en orden la primera vez que usás Ventura. Una vez completados, el sistema está listo para operar.
-
Verificar la organización activa
Ir a Administración → Organización. Confirmar nombre, logo, color corporativo y datos de contacto. Estos datos aparecerán en los PDFs y landings públicas. -
Crear usuarios y asignar roles
Ir a Administración → Usuarios. Crear un usuario por persona del equipo. Asignar el rol apropiado: Admin para gerentes, Ventas para comerciales, Operativo para soporte. -
Configurar monedas
Ir a Administración → Configuración → Monedas. Activar las monedas que se usan (ej: ARS, USD, EUR). Marcar una como moneda por defecto. -
Configurar categorías y tipos de producto
En Configuración → Categorías de Productos crear las categorías del negocio (ej: Paquetes, Vuelos, Hoteles). En Tipos de Producto definir los tipos con sus campos personalizados. -
Cargar productos o servicios
Ir a Productos y Servicios y crear los primeros productos con precios, imágenes y descripción. Sin productos cargados no se puede registrar una venta. -
Configurar etapas del pipeline
En Configuración → Etapas de Pipeline revisar y ajustar las etapas del embudo de ventas según el proceso real del negocio. -
Configurar tipos de reserva (si aplica)
En Configuración → Tipos de Reservas, crear tipos como "Excursión", "Traslado", "Cena" con capacidad y disponibilidad horaria semanal.
3 Organización
Datos de la organización
Los datos de la organización se usan en todos los documentos generados (PDFs, presupuestos, facturas). Es importante mantenerlos actualizados.
| Campo | Descripción | ¿Dónde aparece? |
|---|---|---|
| Nombre | Razón social o nombre comercial | Encabezado de todos los PDFs |
| Logo | Imagen PNG/JPG del logo | PDFs y landings públicas |
| Color corporativo | Color principal de la marca | Botones de landings y PDFs |
| Teléfono / Email | Datos de contacto | Pie de PDFs |
| CUIT / NIT | Número fiscal de la organización | Comprobantes y facturas |
4 Usuarios y Roles
Jerarquía de roles
| Rol | ¿Qué puede hacer? | ¿Qué NO puede hacer? | Uso recomendado |
|---|---|---|---|
| SuperAdmin | Todo: crear tenants, configuración global, ver todos los datos | Nada (acceso total) | Solo para el equipo técnico / soporte IdeasDevOps |
| Admin | Gestionar usuarios, configurar organización, ver todos los registros del tenant | Crear tenants, configuración global | Gerente o propietario de la agencia |
| Ventas | Prospectos, clientes, ventas, presupuestos, tareas propias | Configuración, gestión de usuarios | Vendedores y asesores comerciales |
| Operativo | Ver y actualizar reservas, tareas, clientes asignados | Eliminar registros, acceso a reportes globales | Personal de operaciones y soporte |
Cómo crear un usuario
- Ir a Administración → Usuarios
- Hacer clic en Nuevo Usuario
- Completar: nombre, email, contraseña temporal y seleccionar el rol
- Guardar. El usuario puede ingresar inmediatamente con las credenciales asignadas
5 Configuraciones del Sistema
Monedas
Las monedas se usan en productos, ventas y comprobantes. Es necesario tener al menos una moneda activa con el estado de "por defecto".
- Ir a Administración → Configuración → Monedas
- Crear monedas con nombre, código ISO (ej:
ARS,USD) y símbolo (ej:$,U$D) - Hacer clic en Establecer como predeterminada en la moneda principal
- Las demás monedas activas estarán disponibles al crear productos
Categorías de Productos
Las categorías agrupan los productos para facilitar la búsqueda y filtrado. Ejemplos: Paquetes, Vuelos, Hoteles, Excursiones.
- Ir a Administración → Configuración → Categorías de Productos
- Crear con nombre descriptivo y orden preferido
- Se puede reordenar arrastrando con el botón Reordenar
Etapas del Pipeline
Las etapas definen el embudo de ventas (CRM). Cada prospecto avanza de etapa a medida que progresa en el proceso comercial.
Tipos de Reserva
Los tipos de reserva definen qué servicios tienen cupo horario (excursiones, traslados, cenas, actividades). Cada tipo tiene su propio calendario de disponibilidad.
- Ir a Administración → Configuración → Tipos de Reservas
- Crear tipo con nombre (ej: "Excursión Alta Montaña"), capacidad máxima por slot y duración en minutos
- Configurar disponibilidad semanal: qué días opera y en qué franja horaria
- Asociar el tipo de reserva a un producto en Productos → editar producto
Condiciones de Comprobantes
Las condiciones son el texto legal o comercial que aparece al pie de presupuestos, facturas y recibos. Se configuran una sola vez y se aplican automáticamente a cada nuevo comprobante.
- Ir a Administración → Configuración → Condiciones de Comprobantes
- Hay tres textos separados: uno para Presupuestos, uno para Facturas y uno para Recibos
- Los cambios se aplican a nuevos comprobantes (los existentes mantienen el texto guardado)
Agenda y Recordatorios
Desde Administración → Configuración → Agenda y Recordatorios se define el comportamiento de emails automáticos para reuniones, citas y tareas agendadas.
- Enviar al programar: email inmediato a participantes cuando se crea/agenda el evento
- Enviar 1 hora antes: recordatorio automático previo al inicio
- Requiere configuración SMTP activa del tenant para que el envío funcione correctamente
6 Productos y Servicios
Cómo crear un producto
- Ir a Productos y Servicios y hacer clic en Nuevo Producto
- Completar: nombre, categoría, tipo de producto, precio y moneda
- Agregar descripción, incluye/no incluye y condiciones (estos textos aparecerán en presupuestos y landings)
- Subir imágenes (hasta 5): la primera imagen es la portada del producto
- Si el producto requiere reserva, activar la opción y seleccionar el tipo de reserva correspondiente
- Guardar
Landing pública del producto
Cada producto tiene una URL pública que puede compartirse con clientes. Muestra: galería de imágenes con lightbox, descripción completa, incluye/no incluye, precio y datos de la organización.
- Desde la tabla de productos, hacer clic en el ícono de Compartir
- Se copia automáticamente la URL al portapapeles
- La URL se puede compartir por WhatsApp, email o cualquier canal
- Al compartir en WhatsApp/Telegram, muestra la imagen del producto como preview (Open Graph)
Doble moneda y cotización BNA
Los productos pueden tener precio en dos monedas simultáneamente. El sistema consulta la cotización oficial BNA (Banco Nación Argentina) para convertir precios automáticamente.
- Al crear/editar un producto, completar precio en moneda primaria (ej: USD) y el sistema calcula la equivalencia en ARS con la cotización actual del BNA
- El botón Cotizar WordPress sincroniza el producto con WooCommerce si la integración está activa
7 Pipeline — Prospectos (CRM)
El Pipeline es el CRM de Ventura. Aquí se registran todos los contactos que todavía no son clientes confirmados. Cada prospecto avanza a través de las etapas del embudo de ventas.
Cómo registrar un prospecto
- Ir a Pipeline y hacer clic en Nuevo Prospecto
- Completar: nombre, teléfono, email, origen (¿cómo llegó el contacto?) e interés (¿qué busca?)
- Seleccionar la etapa inicial: normalmente Nuevo Contacto
- Asignar a un usuario del equipo (opcional)
- Guardar
Avanzar etapas del pipeline
Desde la tabla de prospectos, usar el selector de etapa de cada fila para actualizar el estado. O entrar al detalle del prospecto y cambiarlo desde ahí.
Convertir prospecto a cliente
Cuando el prospecto confirma la compra, se lo convierte a Cliente:
- Abrir el prospecto
- Hacer clic en Convertir a Cliente
- El sistema crea un registro en Clientes con todos los datos del prospecto
- El prospecto queda marcado como convertido
Integración con Chatwoot
Si Chatwoot está configurado, los contactos que llegan por el chat con una etiqueta específica (ej: "lead") se crean automáticamente como prospectos en Ventura.
8 Clientes
Los clientes son los contactos que ya compraron o están listos para comprar. La sección permite gestionar su información, historial de compras y documentos.
Crear un cliente directamente
- Ir a Clientes y hacer clic en Nuevo Cliente
- Completar: nombre completo, DNI/CUIT, email, teléfono, tipo (particular / empresa) y dirección
- Guardar
Búsqueda y filtros
La tabla de clientes permite filtrar por:
- Tipo: particular o empresa
- Estado: activo o inactivo
- Búsqueda libre: por nombre, email o teléfono
9 Tareas
Las tareas permiten organizar el trabajo del equipo: seguimientos, llamadas, envío de documentos, coordinación operativa, etc.
Crear una tarea
- Ir a Tareas y hacer clic en Nueva Tarea (o desde el Dashboard, widget de Tareas)
- Completar: título, descripción, fecha de vencimiento, prioridad y asignado a
- Opcionalmente vincular con un prospecto o cliente
- Guardar
Completar una tarea
Desde la tabla de tareas, cambiar el estado a Completada con el botón correspondiente o el selector de estado. Las tareas completadas desaparecen del widget del Dashboard.
Agenda (Calendario Visual)
La sección Agenda ofrece una vista mensual visual de eventos comerciales y operativos (tareas, reuniones y citas) con panel diario de detalle.
- Filtrar por tipo de evento (tarea, reunión, cita)
- Ver contador de eventos por día y abrir detalle diario
- Editar eventos directamente desde el panel lateral del día
- Usar esta sección para planificación semanal/mensual; usar Tareas para gestión operativa detallada
10 Ventas
Una venta registra qué productos/servicios compró un cliente, en qué cantidad y a qué precio. Las ventas alimentan los reportes y permiten emitir facturas y recibos.
Registrar una venta
- Ir a Ventas y hacer clic en Nueva Venta
- Seleccionar el cliente (o crear uno nuevo desde el formulario)
- Agregar productos: usar el buscador para encontrar el producto, indicar cantidad
- El sistema calcula el total automáticamente
- Si el producto requiere reserva, aparece el bloque para ingresar fecha y hora
- Seleccionar estado de pago: Pendiente, Señado o Pagado
- Guardar
Vincular venta a presupuesto
Si el cliente aprobó un presupuesto previo, se puede vincular la venta a ese presupuesto. El sistema importa los ítems automáticamente sin necesidad de cargarlos de nuevo.
11 Reservas
Las reservas gestionan la disponibilidad horaria de servicios con cupo limitado. El sistema evita la sobreventa automáticamente validando disponibilidad al momento de crear una reserva.
Crear una reserva manual
- Ir a Reservas
- Hacer clic en un día del calendario o en Nueva Reserva
- Seleccionar tipo de reserva, cliente, fecha y hora
- El sistema valida que haya disponibilidad en ese horario
- Guardar
Vista del calendario
El calendario mensual muestra todos los días con reservas. Al hacer clic en un día, se muestra el detalle de reservas de ese día con horario, cliente y estado.
12 Comprobantes (Presupuestos, Facturas, Recibos)
| Tipo | ¿Cuándo usarlo? | ¿Qué incluye? |
|---|---|---|
| Presupuesto | Antes de confirmar la venta, para enviar al cliente para su aprobación | Ítems, precios, validez, condiciones |
| Factura | Cuando la venta está confirmada y se quiere documentar el cobro formal | Datos fiscales, ítems, impuestos, condiciones |
| Recibo | Cuando el cliente paga (total o parcial) | Monto cobrado, método de pago, referencia a factura |
Crear un presupuesto
- Ir a Comprobantes → Presupuestos y hacer clic en Nuevo Presupuesto
- Seleccionar cliente o prospecto
- Agregar ítems: nombre del ítem, descripción, cantidad y precio unitario. Se puede asociar a un producto del catálogo para que se complete automáticamente
- Ingresar % de IVA si corresponde
- Establecer fecha de validez
- Completar el formulario de Detalle (si está configurado)
- Hacer clic en Crear Presupuesto
Compartir un presupuesto con el cliente
Cada presupuesto tiene una landing pública con verificación de identidad:
- Desde la tabla de presupuestos, hacer clic en el ícono de Compartir
- Se copia la URL al portapapeles
- Enviar la URL al cliente por WhatsApp, email u otro canal
- El cliente abre la URL, ingresa su DNI/CUIT/Pasaporte (o email + código OTP) y accede a la landing
- El cliente puede ver el presupuesto completo y descargarlo en PDF
Generar PDF
Desde la tabla de cualquier comprobante (presupuesto, factura, recibo), hacer clic en el ícono de PDF. El sistema genera el documento con el logo, datos de la organización, ítems, condiciones y notas.
Si usás formularios dinámicos, el sistema permite ubicar el bloque de datos antes o después del cuerpo del comprobante sin perder el encabezado corporativo en la primera página.
13 Dashboard
El Dashboard es la pantalla principal que muestra el estado del negocio en tiempo real. Se actualiza al hacer clic en Actualizar o automáticamente al navegar a esa sección.
| Widget | ¿Qué muestra? | ¿Para qué sirve? |
|---|---|---|
| KPIs principales | Total prospectos, conversaciones Chatwoot, ventas del mes, cobranza total | Visión rápida del negocio |
| Pipeline por etapas | Cantidad de prospectos en cada etapa del embudo | Detectar cuellos de botella en el proceso de venta |
| Prospectos por fuente | Distribución de leads por canal de origen | Medir efectividad de cada canal de marketing |
| Actividad reciente | Últimas acciones registradas en el sistema | Supervisar el trabajo del equipo |
| Tareas | Tareas pendientes, vencidas y por vencer hoy | Priorizar el trabajo del día |
| Chatwoot | Conversaciones abiertas y mensajes no leídos | Atender consultas pendientes |
14 Reportes
La sección de Reportes permite analizar el rendimiento del negocio por período, usuario y producto. Los datos se alimentan automáticamente de las ventas y comprobantes registrados.
- Ventas por período: total vendido en un rango de fechas, con desglose por usuario
- Ventas por producto: cuáles son los productos más vendidos
- Cobranza: facturas y recibos emitidos vs. pendientes
- Conciliación: cruza ventas con comprobantes para detectar inconsistencias
- Exportar CSV: descargar los datos para análisis externo (Excel, Google Sheets, BI)
15 Flujo Completo: Lead to Cash
Este es el flujo comercial estándar, del primer contacto hasta el cobro final. Seguirlo garantiza que todos los datos estén correctamente registrados y que los reportes sean precisos.
-
Registrar el lead como Prospecto
En Pipeline → Nuevo Prospecto. Completar nombre, contacto, origen y qué está buscando. Etapa: Nuevo Contacto. -
Calificar el prospecto
Luego de la primera conversación, avanzar a etapa Calificación. Agregar notas del interés real y presupuesto del cliente. -
Crear y enviar presupuesto
En Comprobantes → Presupuestos → Nuevo Presupuesto. Usar el botón Compartir para enviar la URL de la landing al cliente. Avanzar el prospecto a etapa Cotización. -
Negociar y ajustar
Si el cliente pide cambios, editar el presupuesto y reenviar el link (la URL es la misma). Etapa: Negociación. -
Convertir prospecto a cliente
Al confirmar la compra, usar el botón Convertir a Cliente en el prospecto. Etapa del prospecto: Confirmado. -
Registrar la venta
En Ventas → Nueva Venta. Vincular con el presupuesto aprobado. Si hay reserva, completar fecha y hora. -
Emitir factura
En Comprobantes → Facturas → Nueva Factura. Vincular con la venta. Enviar PDF al cliente. -
Registrar el cobro con un Recibo
En Comprobantes → Recibos → Nuevo Recibo. Vincular con la factura. Indicar monto y forma de pago. Marcar la venta como Pagado.
16 Flujo Completo: Venta con Reserva Automática
Para productos que consumen disponibilidad horaria (excursiones, traslados, cenas, actividades con cupo).
- En Productos → editar producto, activar "Requiere reserva operativa" y seleccionar el Tipo de Reserva (ej: "Excursión").
- En Ventas → Nueva Venta, seleccionar ese producto.
- El formulario mostrará automáticamente un bloque extra: Reserva Operativa Asociada.
- Completar fecha y hora de la actividad.
- Al confirmar la venta, el sistema verifica disponibilidad, crea la reserva y la vincula a la venta en un solo paso.
- Verificar en Reservas → Calendario que la reserva figura en el día y horario indicados.
17 Integraciones
Chatwoot
Chatwoot es una plataforma de atención al cliente multicanal. La integración con Ventura permite ver conversaciones, asignarlas a prospectos y recibir alertas de mensajes no leídos.
- Ir a Administración → Integraciones → Chatwoot
- Ingresar la URL de la instancia de Chatwoot y el token de API
- Seleccionar la organización de Ventura que recibirá los contactos
- Configurar el webhook en Chatwoot para que apunte a Ventura
WhatsApp (Evolution API)
Permite enviar y recibir mensajes de WhatsApp directamente desde Ventura usando la sección Chat WhatsApp.
- Ir a Administración → Integraciones → WhatsApp (Evolution)
- Ingresar la URL de la instancia y el token de API de Evolution
- Escanear el código QR que aparece para vincular el número de WhatsApp
Correo electrónico (SMTP/IMAP)
Cada usuario puede configurar su cuenta de correo personal para enviar y recibir emails desde Ventura.
- Ir a Correos → Gestionar Cuentas → Nueva Cuenta
- Ingresar servidor SMTP, puerto, email y contraseña
- Usar el botón Probar Cuenta para verificar la conectividad
WordPress / WooCommerce
La integración con WordPress permite sincronizar productos de Ventura con WooCommerce y recibir pedidos de la tienda online como ventas en Ventura.
- Requiere instalar el plugin Ventura en WordPress
- Configurar en Administración → Integraciones → WordPress con la URL y credenciales de la tienda
- El botón Cotizar WordPress en productos sincroniza precio y stock con WooCommerce
18 Formularios Dinámicos (Vouchers y Detalle de Presupuesto)
Los formularios dinámicos permiten agregar campos personalizados a los comprobantes. Hay dos tipos:
- Detalle del Presupuesto: campos adicionales que se completan al crear un presupuesto (ej: aerolínea, número de vuelo, código de reserva)
- Voucher: campos para facturas y recibos (ej: hotel, régimen, número de voucher)
Configurar un formulario
- Ir a Administración → Configuración → Formularios de Documento
- Activar el formulario deseado (Detalle de Presupuesto o Voucher)
- Hacer clic en Agregar Campo
- Completar: etiqueta del campo, tipo (texto, número, fecha, lista, archivo, etc.), y si es obligatorio
- Reordenar los campos arrastrando con el ícono de grip
- Los datos ingresados en estos campos se incluyen automáticamente en el PDF como hoja adicional
19 Preguntas Frecuentes
| Problema | Causa más probable | Solución |
|---|---|---|
| No veo una sección del menú | El rol no tiene esa sección habilitada | Ir a Administración → Roles, editar el rol y marcar la sección en "Secciones del Menú visibles" |
| No puedo crear una venta | No hay productos activos o el cliente no está cargado | Verificar que existan productos con estado Activo y que el cliente esté creado en el sistema |
| Error "Ya existe una categoría con ese nombre" | Ya existe una categoría con ese nombre en tu organización | Buscar la categoría en la lista (puede estar inactiva). Activarla o usar un nombre diferente |
| No deja crear una reserva | El tipo de reserva no tiene disponibilidad para ese día/horario o el cupo está lleno | Ir a Configuración → Tipos de Reservas y verificar la disponibilidad semanal configurada |
| El PDF no se genera | Error en el servidor o timeout de red | Esperar 30 segundos e intentar de nuevo. Si persiste, verificar la conexión al servidor con el equipo técnico |
| El cliente no puede ver la landing del presupuesto | El DNI/CUIT del cliente no coincide con el registrado en Ventura | Editar el cliente y verificar que el campo DNI/CUIT esté completado correctamente. El cliente también puede usar email + OTP |
| Los datos no aparecen en el Dashboard | Las ventas no están registradas en Ventura o el período del reporte no coincide | Verificar que las ventas del período estén cargadas. Hacer clic en Actualizar en el Dashboard |
| Error en integración de Chatwoot | Token vencido o URL incorrecta | Ir a Administración → Integraciones → Chatwoot, re-ingresar las credenciales y hacer la prueba de conexión |
| No puedo ver presupuestos de otros vendedores | El rol del usuario solo tiene acceso a sus propios registros | Solicitar al Admin que otorgue permisos de acceso global al rol, o que el Admin exporte/comparta el presupuesto |
Checklist Diario de Operación
Usar esta lista cada mañana para arrancar el día con el sistema al día:
- ✅ Revisar el Dashboard: KPIs, tareas vencidas y mensajes de Chatwoot no leídos
- ✅ Clasificar prospectos nuevos del día anterior y asignarlos al equipo
- ✅ Verificar el calendario de Reservas del día: confirmar horarios y cupos
- ✅ Revisar ventas del día anterior: verificar que todas estén con el estado correcto
- ✅ Emitir comprobantes pendientes (facturas o recibos no generados)
- ✅ Completar o cerrar las tareas vencidas del equipo
- ✅ Registrar en Ventura las ventas/contactos que llegaron por otros canales (WhatsApp, presencial, teléfono)
20 Gestión de Datos
La pestaña Datos dentro de Administración centraliza tres herramientas críticas para el ciclo de vida de la información de tu cuenta: respaldar los datos existentes, explorar el sistema con datos de ejemplo y limpiar la cuenta para empezar de cero. Está disponible para usuarios con rol Admin o superior.
Descargar Backup
El backup genera un único archivo .xlsx (Excel) que contiene todas las tablas de negocio de tu cuenta organizadas en pestañas separadas. Es la forma más rápida de tener una copia de seguridad completa o de exportar datos para analizarlos en una planilla de cálculo.
| Pestaña del archivo | Contenido |
|---|---|
| Clientes | Toda la cartera de clientes con datos de contacto, ciudad, país, notas y fecha de alta |
| Prospectos | Leads del pipeline con etapa, valor estimado, fuente de origen y prioridad |
| Productos | Catálogo completo: código, nombre, tipo, categoría, destino, precio base y moneda |
| Presupuestos | Presupuestos emitidos con ítems, totales, estado y fechas de envío/aceptación |
| Ventas | Registro de ventas confirmadas: cliente, producto, monto, método de pago y estado |
| Facturas | Comprobantes generados con tipo, monto, estado de pago y fechas |
| Tareas | Tareas del equipo con estado, prioridad, responsable y vencimiento |
| Comentarios_Tareas | Comentarios adjuntos a cada tarea con usuario y fecha |
Cómo hacer un backup
- Ir a Administración → Datos
- Hacer clic en Generar y Descargar Backup
- El sistema procesa los datos y el archivo se descarga automáticamente al equipo
- El nombre del archivo incluye el nombre de la organización y la fecha:
ventura-backup-MiAgencia-2026-05-06.xlsx
Cargar Datos de Prueba
Esta función carga automáticamente un conjunto de registros de ejemplo realistas según la industria seleccionada. Está pensada para empresas que acaban de activar su cuenta y quieren explorar todas las funciones de Ventura sin tener que ingresar datos manualmente desde el primer día.
Plantillas disponibles: Turismo, Marketing y Desarrollo, Centro de Estética, Peluquería, Barbería y Tienda de Productos/Servicios.
- 6 productos/servicios adaptados a la industria elegida
- 5 clientes con datos de contacto, ciudad y notas de perfil
- 5 prospectos distribuidos en distintas etapas del pipeline (desde Nuevo hasta Negociación)
- 7 tareas asignadas al usuario actual con distintos estados y prioridades
- 2 ventas confirmadas con estado "Pagado"
- 2 presupuestos en borrador listos para editar y enviar
Cómo cargar datos de prueba
- Verificar que la cuenta esté vacía (sin clientes cargados)
- Ir a Administración → Datos
- Elegir la plantilla de industria en el selector (Turismo, Marketing/Desarrollo, Estética, Peluquería, Barbería, Tienda)
- Hacer clic en Cargar Datos de Prueba
- Confirmar la acción en el diálogo
- El sistema crea todos los registros y muestra un resumen con la cantidad de elementos generados
- Navegar a las distintas secciones del menú para explorar los datos
Resetear Base de Datos
El reset elimina de forma permanente todos los datos de negocio del tenant y deja la cuenta en el mismo estado que cuando fue creada por primera vez. Es una operación irreversible: no hay forma de recuperar los datos eliminados salvo que exista un backup previo.
- Todos los clientes
- Todos los prospectos
- Todos los productos del catálogo
- Todos los presupuestos
- Todas las ventas
- Todas las facturas y recibos
- Todas las tareas y comentarios
- Todos los usuarios del sistema
- Roles y permisos
- Configuración: categorías, etapas del pipeline, monedas, tipos de reserva, etc.
- Integraciones: Chatwoot, WhatsApp, Email
- Datos de la organización
Cómo realizar un reset
- Hacer un backup primero usando el botón Generar y Descargar Backup de esta misma sección
- Ir a Administración → Datos
- Hacer clic en Iniciar Reset (botón rojo)
- Aparecerá un campo de confirmación: escribir exactamente
CONFIRMAR(en mayúsculas) - Hacer clic en Confirmar Reset
- El sistema elimina los datos y muestra un resumen de los registros borrados por tabla
- Después de explorar con datos de prueba y querer empezar con datos reales
- Al migrar desde otro sistema y necesitar una base limpia para la importación
- En entornos de staging/testing para volver al estado inicial entre pruebas
No usar el reset si hay datos de clientes o ventas reales que no estén respaldados.
Flujo recomendado para usuarios nuevos
Correo Electrónico
Bandeja de Entrada
0 correosChat WhatsApp
Gestiona conversaciones de WhatsApp mediante Evolution API
Selecciona un chat para comenzar
Elige una conversación de la lista para ver los mensajes
Chatwoot - Panel de Mensajería
Mini panel operativo con métricas, alertas y acceso directo a Chatwoot
Estado de Conversaciones
Alertas de Nuevos Mensajes
Etiquetas Usadas
Gestión Rápida
Acceso a Chatwoot
Administración del Sistema
Gestiona usuarios, roles y permisos
Gestión de Usuarios
| Usuario | Roles | Estado | Último Acceso | Acciones |
|---|
Roles y Permisos
Roles del Sistema
Accesos de Configuración
Define qué subconfiguraciones podrá editar un rol no-admin del tenant
🔐 Permitir a vendedores editar herramientas de Configuración
Solo el administrador puede editar Configuración (modo por defecto).Configuración de la Organización
Gestiona los datos de tu organización
Gestión Multi-Tenant
| ID | Código | Nombre | Plan | Estado | Usuarios | Creado | Acciones | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando organizaciones... | ||||||||
Configuración del Sistema
Gestiona categorías, etapas del pipeline, monedas y tipos de experiencias
Categorías de Productos
| Nombre | Descripción | Orden | Estado | Acciones |
|---|
Etapas del Pipeline de Prospectos
| Nombre | Nombre para Mostrar | Color | Orden | Estado | Acciones |
|---|
Unidades Monetarias
| Código | Nombre | Símbolo | Tasa Cambio | Por Defecto | Estado | Acciones |
|---|
Condiciones por defecto de Comprobantes
Define el texto que aparecerá al pie de cada comprobante generado. Puedes personalizarlo por tipo.
Formularios de Documento
Configurá los campos que se completan al crear comprobantes. Los datos se incluirán como hoja adicional en el PDF.
📋 Detalle del Presupuesto
Se muestra al crear/editar presupuestos🎫 Voucher / Voucher de Viaje
Se muestra al crear/editar facturas y recibosTipos de Experiencias
| Nombre | Nombre para Mostrar | Descripción | Orden | Estado | Acciones |
|---|
Tipos de Productos
| Nombre | Nombre para Mostrar | Descripción | Orden | Estado | Acciones |
|---|
Configuracion de Tipos de Reservas
| Nombre | Capacidad | Tiempo disponible | Duracion por reserva | Estado | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|
| Cargando tipos de reserva... | |||||
Disponibilidad Semanal por Tipo
| Dia | Disponible | Desde | Hasta |
|---|---|---|---|
| Seleccione un tipo de reserva | |||
Estados de Tareas
| Nombre | Nombre para Mostrar | Color | Por Defecto | Orden | Estado | Acciones |
|---|
Prioridades de Tareas
| Nombre | Nombre para Mostrar | Nivel | Color | Por Defecto | Orden | Estado | Acciones |
|---|
Agenda y Recordatorios
Configura cuándo se envían emails a participantes de reuniones, citas y tareas agendadas.
Textos de Landing
Personalizá los textos de los botones que ven tus clientes en la landing pública de cada producto. Si dejás un campo vacío se usa el valor por defecto.
Diseño de Landing
Elegí la plantilla y la paleta de colores que verán tus clientes en la landing pública de cada producto.
Integraciones
Configura conexiones con sistemas externos para ampliar las capacidades de comunicación y gestión
Chatwoot
Importa contactos de Chatwoot como prospectos
Importar Contactos
Importa contactos de Chatwoot como prospectos en Ventura
Evolution API - WhatsApp
Envía documentos (presupuestos, facturas, recibos) a clientes y leads mediante WhatsApp
Instancias de WhatsApp
Las instancias de WhatsApp deben crearse primero en Evolution API Manager. Luego puedes importarlas aquí usando el botón "Importar Instancia".
Gestiona las instancias de WhatsApp creadas en Evolution API para enviar documentos a clientes y leads.
Funcionalidades
- Envío de presupuestos a clientes y leads
- Envío de facturas y recibos
- Comunicación en tiempo real con clientes
- Integración con CRM para selección automática de destinatarios
Minio S3 Storage
Almacenamiento de archivos e imágenes para WhatsApp y otros servicios
Funcionalidades
- Almacenamiento de imágenes para WhatsApp
- Almacenamiento de archivos multimedia
- URLs presignadas para acceso seguro
- Escalable y compatible con S3
WordPress / WooCommerce
Genera el token Bearer para vincular el plugin de WordPress con Ventura
Uso en WordPress Plugin
- Genera el token en esta sección.
- En WordPress: Ajustes → Ventura CRM.
- Pega el valor en Token de Acceso.
- Define también la URL de Ventura, por ejemplo
https://tu-dominio/api.
Configuración de Correo
Configura servidores SMTP, POP3 e IMAP para enviar y recibir correos electrónicos
Funcionalidades
- Envío de correos electrónicos mediante SMTP
- Recepción de correos mediante IMAP (recomendado)
- Recepción de correos mediante POP3 (alternativa)
- Sincronización automática de bandeja de entrada
Gestión de Datos
Backup, limpieza y datos de prueba del tenant.
Descargar Backup
Exportar todos los datos como Excel
Genera un archivo .xlsx con todos los datos de la cuenta: clientes, prospectos, productos, presupuestos, ventas, facturas y tareas. Cada entidad queda en una pestaña separada del archivo.
- Clientes y Prospectos
- Productos y Catálogo
- Presupuestos, Ventas y Facturas
- Tareas y Comentarios
Cargar Datos de Prueba
Para explorar el sistema sin partir de cero
Carga un conjunto de datos de ejemplo realistas segun tu industria para que puedas explorar todas las funciones de Ventura desde el primer día sin tener que ingresar datos manualmente.
6 Productos/Servicios · 5 Clientes · 5 Prospectos en distintas etapas
7 Tareas · 2 Ventas confirmadas · 2 Presupuestos en borrador
Resetear Base de Datos
Eliminar todos los datos de negocio
Borra permanentemente todos los datos de negocio del tenant y deja la cuenta como recién creada. Esta acción no se puede deshacer.
Se mantiene: Usuarios · Configuración · Integraciones
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